Ettevõtte protsesside digitaliseerimine ja automatiseerimine, ehk moekeeli digipööre võib kõlada kui suurejooneline projekt, millega pööratakse ettevõtte “normaalne” elu täiesti pea peale. Muidugi armastatakse ka meedias eeskujuks tuua just peadpööritavaid ettevõtmisi, aga päris elus annavad suurima töövõidu pahatihti hoopis üsna lihtsad muudatused. Üks sellistest kiiretest võitudest on paberivabade tööjuhendite ehk n-ö standardprotseduuride (SOP-de) sisseviimine, mis omakorda on vundamendiks muudele automatiseerimise sammudele.
SOP-d ehk standardoperatsioonide juhendid (Standard Operating Procedures) on maakeeli igasugused samm-sammulised kirjalikud juhendid korduvate töölõikude elluviimiseks. Inglise keeles kirjeldab protseduuri paikapanekut ilmekalt n-ö 5W raamistik “what, who, when, where, why,” (ehk “mis, kes, millal, kus ja miks”). Hästi paika pandud SOP-d vähendavad inimliku eksimuse võimalust tootmisahelas ja kindlustavad, et töötajad sooritavad tööülesanded õigel ajal, õiges järjekorras, tõhusalt, kvaliteetselt, turvaliselt ning erinevate regulatsioonide ja standarditega kooskõlas.
Täpselt ja ajakohaselt dokumenteeritud tööülesannete juhendid (SOP-d) aitavad:
- tõhusamalt ja organiseeritumalt töötada,
- parendada ja ühtlustada toodete või teenuste kvaliteeti,
- sujuvamalt töötajate vahetumisega toime tulla,
- uusi töötajaid tõhusamalt õpetada,
- suurendada kindlustunnet, et ettevõtte tegevus toimub nõuetekohaselt,
- tänu kõigele eelmainitule muidugi teenida suuremat tulu.
Paberivabad SOP-d on võimalus arenguhüppeks
Paberivabad SOP-d tähendavad seda, et tööjuhendid ei asu väljaprinditud kaustas tööpingi nurgal, vaid on digitaalses formaadis ja kasutatavad digitaalses süsteemis. Kuid paberivabad SOP-d pole pelgalt formaadi küsimus – nad peidavad endas palju võimalusi ettevõtte töö suureks arenguhüppeks.
- Paberivabadest SOP-dest peetakse tõenäolisemalt kinni
SOP-dest pole mingit kasu, kui neid ei kasutata, need ajast maha jäävad või üldse ära kaovad. Kui tööjuhenditest kinnipidamine sõltub töötajate meelespidamisest, võivad inimesed kiirematel aegadel lohakaks muutuda ning juhendite järgimine kergelt soiku jääda. Nii aga hiilivadki sisse (kohati kriitilised) vead, vajalikud sammud tehakse valesti või unustatakse üldse vahelt ära. Paberivabad SOP-d on töötajatel pidevalt kättesaadavad ning samas turvaliselt hoitud. Muidugi tuleb läbi mõelda, et SOP-de kasutamise keskkond ja tehnilised võimalused vastaks töö iseloomule, ehk et töötaja neid päriselt töö käigus kasutada saaks (olenemata näiteks ilmast, käte mustusest vmt).
Lisaks on paberivabad juhendit võimalik seostada töötaja, seadme või kvaliteedikontrolli tegevustega nii, et järgmist tööetappi ei saa alustada enne teatud toimingute tegemist töötaja kasutajaliideses (nt andmete sisestamine, tegevuse kinnitamine). Selline juhendite tööetappidega sidumine aitab veelgi enam tagada, et juhendeid järgitakse, mis omakorda tagab toodete ja teenuste parema kvaliteedi.
- Paberivabasid SOP-sid on lihtsam ajakohasena hoida
SOP-sid soovitatakse regulaarselt uuendada vähemalt 6-12 kuu tagant, et need kajastaks kõiki muudatusi, mida juhenditesse tehtud on või võiks teha. Erinevalt paberilehtedest saab digitaalseid SOP-sid uuendada jooksvalt ning olla kindel, et muudatused kajastuvad kõigi töötajate töölaual. Enamasti jääb paberivabade tööjuhendite muudatustest ka jälg maha, ehk alati on võimalik vaadata, millal juhendit muudeti ja miks ning versioone omavahel võrrelda.
- Paberivabad SOP-d on muude protsesside tõhustamise ja automatiseerimise alus
Kui SOP-d on integreeritud äriprotsesside juhtimise tarkvaraga, saab mugavalt jälgida tootmise progressi ning täpselt näha, milline samm on käsil ja kas tööjärg peab plaanist kinni või on sellest ees või taga. Samuti saab täpsemalt jälgida näiteks seda, kus tekivad pudelikaelad ning kus või kelle käes kipuvad vead sisse tulema. Kõigist töösammudest tekib reaalajas kogutud põhjalik info, millest lähtuvalt saab protsesse analüüsida ja optimeerida ning mis võib kokkuvõttes anda ettevõttele väga suure võidu.
SOP-de digitaliseerimine kui kiire võit konkurentsivõime suurendamisel
Ettevõtte digipöördel ei tasu n-ö kiireid võite alahinnata – tegemist ei pruugi olla sugugi väikeste võitudega. Suhteliselt lihtsad muutused nagu SOP-de digitaliseerimine ei nõua palju ressurssi, aga tulemused on kiirelt näha ja investeeringud teenivad end ruttu tagasi. See on eriti oluline väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete puhul, kelle iga samm peab olema täpselt sihitud, et tuua maksimaalset võimalikku kasu. Lisaks investeeringu tasuvusele on kiired võidud head ka motivatsiooni hoidmiseks. Ehkki digitaliseerimine on pigem kestvussport kui kiire sprint, annavad edukad pilootprojektid indu ning sisendit suuremate väljakutsete vastuvõtmiseks.
Mendixi tarkvaraga saab SOP-d digitaliseerida kiiresti ja suurema vaevata
Mendix on Siemensi low-code platvorm, millega saab kiirelt luua struktureeritud SOP-sid ning neid kohe ka töökäskudena kasutada. Mendixi platvorm toetab iteratiivset lähenemist, mida kasutatakse palju näiteks tarkvaraarenduses. Iteratiivse lähenemise keskne põhimõte on see, et alguses luuakse võimalikult lihtne lahendus, mida täiendatakse natukesehaaval aga pidevalt tagasisidetsüklite käigus. Meetodi eelis on see, et lahendus valmib väikeste sammude kaupa, osapooled saavad pidevalt tagasisidet anda ning muudatusi saab teha siis kui see veel lihtne on.
Mendixi abil saab:
- tööjuhendid kaardistada ja mallina jäädvustada,
- esialgset malli tootmises testida ja kiirelt tagasisidet koguda,
- vajadusel tööjuhendit täiendada ning valmis tööjuhendit kasutada SOP-na,
- SOP-d kasutada tootmise planeerimiseks ning töökäskude andmiseks,
- SOP-d jooksvalt täiendada vastavalt töö käigus tekkinud tagasisidele või muutunud vajadustele või regulatsioonidele.
Mendixi lähenemise võtmeks on läbiv kommunikatsioon. Paberil tööjuhendite puhul kipub kommunikatsioon olema ühesuunaline ning tootmisest ei jõua probleemid, tõrked või ettepanekud juhtimistasandile tagasi. Kas mõni samm ei vii oodatud tulemuseni või näeb töötaja protsessis muid arengukohti? Äkki võiks mõne sammu üldse vahelt ära jätta või teha asju teises järjekorras? Kui tagasiside andmine on keeruline, jäävad sellised ettepanekud tõenäoliselt edasi andmata või jätab töötaja tööjuhendid lihtsalt järgimata.
Kuidas paberivaba SOP loomine Mendixis välja näeb
- Administraator loob tööjuhendi malli, mille alla saab luua ettemääratud kogu kindlas järjekorras ülesandeid. Ülesanne koosneb nimest ja lihtsast kirjeldusest, aga võib sisaldada ka toetavaid juhendeid, jooniseid ning parameetreid.
- Projektijuht saadab ülesande juhendi malli tootmisesse testimisele.
- Keskkond juhendab operaatori samm-sammult läbi ülesande sooritamise. Kui operaatoril tekib mõni probleem või tõrge, saab ta sellest projektijuhti teavitada. Operaator sisestab kõik vajalikud väärtused ning muu asjassepuutuva info, kinnitab ülesande ja esitab selle kontrollimiseks.
- Projektijuht kontrollib ülesande sooritust ja saab juhendit täiendada või kinnitada selle SOP-na.
- SOP põhjal saab hakata looma tootmisülesandeid, mis jõuavad automaatselt operaatori töölauale. SOP infoväljad on edaspidi eeltäidetud testimisel sisestatud väärtustega, aga ka hiljem on võimalik probleemidest või muudatusettepanekutest projektijuhile jooksvalt teada anda.
Mendixi paberivabade SOP-de eelised lisaks pidevale kommunikatsioonile ning operatiivsele tagasisidestamisele
- Selgus – kõigil SOP-del on selge elutsükkel: “mustand”, “aktiivne” ja “arhiveeritud”. Korraga saab igal tööetapil olla vaid üks aktiivne mall. SOP muutmiseks võib luua aktiivse malli põhjal uue mustandi, mille samme saab muuta, kustutada või uusi lisada. Kui administraator on malli muutmisega valmis, saab ta malli avaldada, mis teeb mustandist aktiivse malli ning arhiveerib eelmise aktiivse malli.
- Mitmekeelsus – malle luues saab parameetrid ning tööjuhendid tõlkida paralleelselt mitmesse keelde, et kasutajad saaks valida endale sobiva keele. Nii on kõik ettevõtte mallid keskselt loodud, salvestatud ja kooridineeritud ning tootmisjuhid saavad olla kindlad, et samu malle kasutavad kõik erikeelsed töötajad või ettevõtte tootmiskohad üle maailma.
- Erinevate ekraanide tugi – Mendixi töölauda saab kasutada erinevatest nutiseadmetest, et kõik töötajad seda töö käigus kasutada saaks.
- Ülevaade tööjärjest – nii projektijuht kui operaator näevad täielikku ülevaadet oma möödunud, käimasolevatest ning lõpetatud ülesannetest, samuti saab tootmisjuht tööjärjel läbivalt silma peal hoida.
Tulemuseks on kvaliteetsem ja ühtsem tulemus, efektiivsem tootmine ning paremad juhtimisotsused.
Kui kaua paberivabade SOP-de juurutamine aega võtab?
Mõistagi oleneb see tootmisprotesside keerukusest. Projekti kestvus võiks jääda vahemikku 1 kuni 3 kuud, millest enamus aega kulub muudatuste juhtimisele ning uute töövõtete harjutamisele.
Processa Technologies on Siemens Mendix’i partner Baltikumis. Mendix on low-code platvorm, mis võimaldab 7-10 x kiiremat protsesside automatiseerimist tarkvara abil ja on ideaalne tootmisprotsesside digitaliseerimiseks ja integratsioonide loomiseks.
